Chápeme, že s postupom času môže vzniknúť duplicita, neaktuálnosť údajov, či sa môžu nakopiť žiadosti, ktoré už nie sú aktuálne.
Mazanie takýchto položiek by mala byť vždy až tá posledná možnosť. Je nutné si uvedomiť, že takto vymazanú položku už nikto nevráti a môže v budúcnosti vyrobiť viacero otázok v prípade auditu a podobne. V neposlednom rade to môže mať vplyv na databázu, v ktorej budú zrazu určité položky chýbať a ich previazanosť môže narobiť ďalšie nečakané problémy.
Riešení je niekoľko. Žiadosti vie pouzatvárať najvyšší orgán (zväčša matrikár), a duplicity a neaktuálne položky viete ľahko odignorovať vďaka veľmi rozsiahlemu filtrovaniu pri vyhľadávaní.